## Qu’est-ce que les frais de représentation ?

## À quelles conditions les frais de représentation sont-ils déductibles des impôts ?

## 1. La dépense doit être engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise

## 2. La dépense ne doit pas être somptuaire ni excessive

## 3. La dépense doit entraîner une diminution de l’actif net

## 4. La dépense doit être enregistrée dans le bon exercice comptable

## 5. La dépense doit être justifiée par un document probant

## Quels sont les frais de représentation déductibles des impôts ? Exemples

## Frais de transport et déplacements professionnels

## Repas professionnels

## Hébergement temporaire

## Communication et outils numériques

## Documentation professionnelle

## Tenues professionnelles spécifiques

## Organisation d’événements ou de séminaires

## Comment déduire ses frais de représentation ?

## Régime de la déclaration contrôlée (BNC réel)

## Régime micro-BNC

## Abattement forfaitaire de 2 % (médecins secteur I uniquement)

## Régime micro-entreprise

## Comment comptabiliser les frais de représentation ?

## FAQ

## Qu'est-ce que les frais forfaitaires de représentation ?

## Quel est le montant des frais de représentation ?

## Comment déduire le coiffeur des impôts ?

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Mis à jour le 18 octobre 2025

Les frais de représentation font partie des dépenses professionnelles que l’on peut, sous certaines conditions, intégrer dans la comptabilité de son entreprise. Qu’il s’agisse de repas d’affaires, de déplacements ou d’événements professionnels, ils doivent toujours être justifiés et engagés dans l’intérêt de l’activité.

Pour éviter les erreurs (et les mauvaises surprises en cas de contrôle), mieux vaut bien connaître les règles qui encadrent leur déduction. Legalstart vous en dit plus.

Les frais de représentation en définition sont des dépenses engagées par un dirigeant ou un salarié :

Cela peut inclure des repas avec des clients, des invitations à des événements, ou des déplacements professionnels spécifiques. Ces frais sont considérés comme liés à l’activité de l’entreprise, car ils visent à favoriser les opportunités d’affaires.

📝 À noter : les frais de représentation se distinguent des frais de fonctionnement classiques par leur finalité relationnelle ou commerciale.

Ces frais peuvent être déduits du bénéfice imposable de l’entreprise, s’ils sont correctement justifiés et enregistrés.

💡 Astuce : grâce à Legalstart, vous automatisez la gestion de vos frais de représentation et bénéficiez d’un accompagnement comptable fiable pour tenir une comptabilité claire, à jour et conforme.

Voici les 5 conditions à respecter pour que des frais de représentation soient admis en déduction fiscale par l’administration :

Chaque critère doit être rempli, sans exception, pour éviter un redressement en cas de contrôle.

Les frais de représentation sont déductibles à condition d’être directement liés à l’activité de l’entreprise. Ils doivent servir son développement ou son bon fonctionnement, comme :

⚠️ Attention : toute dépense personnelle, même justifiée par un dirigeant, est exclue.

L’intérêt de l’entreprise doit être clair, réel et prouvable.

Un repas d'affaires peut passer, un dîner gastronomique à 1.000 € sans justification précise, non. Les frais trop élevés, déconnectés des usages habituels du secteur, ou à caractère luxueux (chasse de loisir, yacht, etc.) ne sont pas acceptés.

Même lorsqu’un cadeau d'affaires est permis (vin, livre, place de concert…), sa valeur doit rester raisonnable. Si ces cadeaux dépassent un certain seuil (3.000 € au total par an), ils doivent être inscrits dans un relevé des frais généraux, sauf s’il s’agit d’objets publicitaires de faible valeur (moins de 73 € TTC pièce).

Seules les charges qui réduisent effectivement le résultat imposable sont prises en compte. On parle ici de dépenses courantes et non d’investissements durables. Par exemple, l’achat d’un billet de train pour aller rencontrer un client entre dans cette catégorie, contrairement à l’achat d’un bien immobilisé (comme une voiture de société ou un mobilier coûteux) qui sera traité différemment dans la comptabilité.

Les frais de représentation doivent être considérés comme des charges immédiates et non comme des immobilisations.

Une charge est rattachée à l’année pendant laquelle elle est engagée, même si la facture arrive un peu plus tard. Ce principe évite les décalages artificiels dans la comptabilité.

Il s’applique uniquement aux entreprises qui tiennent une comptabilité d’engagement.

🛠️ En pratique : pour les très petites structures qui utilisent une comptabilité super simplifiée, il est parfois possible de rattacher la charge à l’exercice du paiement. Mais cette option doit être clairement choisie et déclarée.

Sans preuve écrite, pas de déduction. Une simple ligne dans un tableau Excel ne suffit pas. Il faut :

Plus les informations sont précises, plus l’entreprise sera en mesure de défendre la nature professionnelle de la dépense en cas de contrôle fiscal.

💡 Astuce : il est recommandé de noter également l’objectif de la rencontre ou de l’invitation.

Voici plusieurs catégories de frais considérés comme déductibles :

🛠️ En pratique : par exemple, un consultant indépendant prend le train pour participer à un salon à Lyon où il espère rencontrer de futurs partenaires.

Les repas pris avec des clients, partenaires ou prospects dans le cadre d’une discussion professionnelle peuvent être déduits. Le but doit toujours être professionnel :

C’est le cas, par exemple, pour une graphiste qui invite un prospect à déjeuner pour lui proposer une refonte de son identité visuelle.

Lorsque la mission impose de dormir sur place, les frais d’hôtel ou de location courte durée peuvent être pris en charge.

🛠️ En pratique : par exemple, un formateur anime un atelier sur deux jours dans une autre région et passe une nuit à l'hôtel à proximité.

Les dépenses liées à :

Par exemple, un entrepreneur prend un abonnement de visioconférence professionnelle pour animer des rendez-vous avec ses clients à distance.

L’achat de livres, revues spécialisées, formations en ligne, ou tout autre contenu destiné à améliorer l’expertise ou l’image professionnelle de l’entreprise entre dans cette catégorie.

On peut citer le cas d’une décoratrice d’intérieur qui achète un ouvrage sur les tendances événementielles pour améliorer ses prestations.

Les frais de représentation peuvent être liés à l’achat de vêtements de travail. Uniquement s’ils sont nécessaires à l’exercice du métier et non utilisables dans un contexte personnel.

Cela concerne surtout les uniformes ou tenues réglementées, comme pour un avocat et sa robe d’audience obligatoire par exemple.

☝️ Bon à savoir : les frais de nettoyage des vêtements de travail peuvent être liés à l’impôt, s’ils concernent une tenue professionnelle spécifique et sont justifiés dans le cadre d’une déduction au réel

Les dépenses engagées pour organiser :

Les frais sont déductibles selon le régime fiscal de votre activité :

Ce régime permet de déduire les frais réels, à condition qu’ils soient :

C’est le régime le plus précis, mais aussi le plus exigeant en termes de suivi administratif. En effet, l’entreprise doit tenir une comptabilité complète et enregistrer chaque dépense au montant exact.

Dans ce régime, aucune déduction spécifique des frais de représentation n’est possible.

L’entreprise bénéficie d’un abattement forfaitaire de 34 % sur ses recettes, censé couvrir l’ensemble de ses charges professionnelles (y compris les frais de représentation).

📝 À noter : même si elle a engagé des frais importants, elle ne peut pas les détailler ou les faire passer en plus.

Ce régime spécifique s’adresse uniquement à certains professionnels, comme les médecins conventionnés secteur I, qui peuvent opter pour un abattement fixe de 2 % au lieu de détailler leurs frais réels.

L’administration autorise cet abattement pour couvrir certaines dépenses comme la réception, la prospection, les petits déplacements ou les cadeaux professionnels.

⚠️ Attention : il n’est pas possible de combiner cet abattement avec une déduction des frais réels sur les mêmes catégories. Il faut choisir l’un ou l’autre, et ce choix est valable pour toute l’année.

Comme pour le micro-BNC, aucune déduction au réel n’est autorisée. Le professionnel bénéficie d’un abattement forfaitaire automatique appliqué directement sur son chiffre d’affaires :

📌 À retenir : les frais de représentation sont donc inclus dans cet abattement, que l’entreprise en aie ou non.

Pour comptabiliser les frais de représentation, il faut d’abord les affecter au bon compte de charge selon leur nature :

Si la dépense a été avancée par un salarié, on passe par le compte 467 ; si elle a été avancée par un dirigeant, elle est enregistrée dans le compte 108 (entreprise individuelle) ou 4551 (société).

Ensuite, la note de frais ou la facture est enregistrée dans le journal des achats, avec toutes les informations utiles (date, objet, bénéficiaires).

L’ensemble de ces opérations doit être justifié par des pièces précises et conservé dans la comptabilité de l’exercice concerné.

Principales sources législatives et réglementaires :

Résumer cet article avec :

Il s’agit d’un abattement appliqué de manière automatique ou sur option dans certains cas (notamment pour certains professionnels libéraux) pour couvrir les dépenses de représentation sans avoir à détailler chaque frais. Ce forfait remplace la déclaration des frais réels, mais ne peut pas être cumulé avec eux.

Il n’existe pas de montant fixe : tout dépend des frais réellement engagés. En revanche, certaines dépenses comme les cadeaux d’affaires doivent être inscrites sur le relevé des frais généraux si leur total dépasse 3.000 € par an, sauf objets publicitaires de faible valeur (moins de 73 € TTC pièce).

Les frais de représentation d’un coiffeur ne sont pas déductibles, sauf cas très exceptionnels : si la prestation est liée à une activité artistique, médiatique ou de représentation publique, et que le lien professionnel est clairement établi. Il faut dans ce cas une justification solide et un usage exclusivement professionnel, ce qui reste rarement accepté.

Fiche mise à jour le 18 octobre 2025

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