## Qu’est-ce que les documents comptables ?

## Quels sont les documents comptables à conserver ?

## Pièces justificatives

## Livres comptables

## Documents de synthèse

## Documents fiscaux

## Autres documents

## Pourquoi la loi impose une durée de conservation des documents comptables ?

## Quelle est la durée de conservation des documents comptables et fiscaux ?

## La durée de conservation des documents comptables

## La durée de conservation des documents fiscaux

## Tableau récapitulatif de la durée de conservation des documents fiscaux :

## Cas particuliers

## Sous quel format faut-il conserver les documents comptables ?

## Conservation des documents comptables sur support papier

## Conservation des documents comptables au format numérique

## Numérisation des documents comptables

## Quelle sanction en cas de non-respect de l’obligation de conservation des documents comptables ?

## FAQ

## Quel est le délai de conservation des factures pour une entreprise ?

## Quels sont les documents comptables à conserver 10 ans ?

## Quelle est la durée de conservation des documents personnels ?

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Mis à jour le 22 octobre 2025

La comptabilité d’entreprise est essentielle pour bien gérer votre entreprise. En effet, la bonne tenue de vos documents comptables permet de suivre méticuleusement le développement de votre entreprise. Toutefois, d’une année sur l’autre, les documents s’accumulent et prennent de la place. Il est donc primordial de s’organiser pour être certain de n’en perdre aucun.

Les documents comptables sont des éléments fondamentaux de la gestion de toute entreprise. Ils permettent de retracer l'ensemble des opérations financières réalisées par l'entreprise et de fournir une image fidèle de sa situation économique. La conservation des documents comptables est une obligation légale pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. Dans cet article, Legalstart vous guide à travers les règles de conservation des documents comptables : durée, format, sanctions et bonnes pratiques.

Les documents comptables regroupent l'ensemble des supports qui servent à la tenue de la comptabilité d'une entreprise. Ils peuvent être sous format papier ou électronique et doivent être conservés pendant une durée déterminée par la loi.

Ces documents sont essentiels pour :

Il existe une grande variété de documents comptables, qui peuvent être classés en plusieurs catégories. Tout d’abord, les pièces justificatives : ce sont les documents qui prouvent la réalité des opérations comptables, tels que les factures d'achat et de vente, les relevés bancaires, les bulletins de paie, les contrats, etc.

Il y a également les livres comptables, des registres qui permettent d'enregistrer chronologiquement les opérations comptables, tels que le livre-journal, le grand livre et le livre d'inventaire.

Enfin, on peut nommer les documents de synthèse, qui présentent (comme leur nom l’indique) une synthèse de l'information comptable, tels que le bilan, le compte de résultat et l'annexe.

Voici une liste des principaux documents comptables à conserver.

La conservation des documents comptables est une obligation légale pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. Mais pourquoi la loi impose-t-elle de conserver ces documents pendant une durée déterminée ? La conservation des documents comptables permet tout d’abord de justifier l'ensemble des opérations réalisées par l'entreprise et de retracer son activité financière de manière transparente.

📌 À retenir : en cas de contrôle fiscal ou social, l'entreprise doit être en mesure de présenter les pièces justificatives de ses opérations (factures, relevés bancaires, contrats, etc.) pour prouver la régularité de sa comptabilité.

Cette obligation de conservation vise à garantir la transparence des entreprises et à lutter contre la fraude fiscale et sociale. Elle permet également aux associés, aux actionnaires et aux tiers (banques, investisseurs) de s'assurer de la bonne gestion de l'entreprise et de la fiabilité de ses comptes.

La conservation des documents comptables est essentielle également pour permettre aux entreprises de respecter leurs obligations légales et fiscales. Les documents comptables servent de base au calcul et à la déclaration de l'impôt sur les sociétés, de la TVA et des autres taxes et contributions.

La durée de conservation des documents comptables varie en fonction du type de document et de la législation applicable. Il est essentiel de respecter ces durées pour éviter les sanctions en cas de contrôle fiscal ou social.

En général, les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable auquel ils se rapportent.

Tableau récapitulatif de la durée de conservation des documents comptables :

Durée de conservation

Pièces justificatives

Documents de synthèse

Les documents fiscaux doivent également être conservés pendant une durée déterminée, qui varie en fonction du type d'impôt.

Durée de conservation

Déclarations d'impôt sur les sociétés

Déclarations de revenus

Documents relatifs aux taxes locales

Actes soumis aux droits d'enregistrement

Certaines situations peuvent entraîner une durée de conservation plus longue :

⚠️ Attention : la durée de conservation des déclarations de TVA est de 10 ans en cas d'activité occulte exercée par une entreprise. Une activité occulte est une activité économique exercée sans se déclarer auprès des administrations compétentes (fiscales, sociales...) : il s'agit de travail dissimulé. L'administration fiscale peut alors remonter sur 10 ans pour réclamer le paiement de la TVA et des autres impôts et taxes dus.

La conservation des documents comptables est une obligation légale pour toutes les entreprises. Mais sous quel format ces documents doivent-ils être conservés ? Papier ou numérique ? La législation offre une certaine flexibilité aux entreprises, à condition de respecter certaines règles pour garantir l'intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents.

La conservation sur support papier est la méthode traditionnelle de conservation des documents comptables. Elle présente l'avantage d'être simple et accessible à toutes les entreprises. Cependant, elle peut s'avérer coûteuse en termes de stockage et de gestion des archives.

⚠️ Attention : si vous optez pour la conservation papier, vous devez stocker les documents dans un lieu sûr et adapté, classer les documents de manière organisée et mettre en place des mesures de sécurité pour prévenir le vol, la perte ou la détérioration des documents.

La conservation sur support numérique est de plus en plus répandue, notamment grâce aux avantages qu'elle offre en termes de gain de place, de facilité d'accès et de sécurité.

Si vous choisissez la conservation numérique, vous devez respecter certaines règles :

Il est possible de numériser des documents comptables papier pour les conserver sous format électronique. Cette numérisation doit respecter certaines conditions pour que les documents numériques aient la même valeur probante que les originaux papier :

Si vous voulez être certain de la bonne conservation de vos documents comptables et administratifs, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de comptes tel que Comptastart, ou encore prendre rendez-vous avec un expert comptable.

L'absence de documents comptables ou leur destruction prématurée peut entraîner des sanctions fiscales, notamment en cas de contrôle fiscal. L'administration fiscale peut alors :

Dans certains cas, le non-respect des obligations de conservation des documents comptables peut également entraîner des sanctions pénales. La dissimulation de documents comptables en vue de frauder le fisc peut être qualifiée de délit de fraude fiscale, passible d'une peine d'emprisonnement et d'une amende. Et la destruction volontaire de documents comptables avant l'expiration du délai de conservation légal peut également être sanctionnée pénalement.

☝️ Bon à savoir : outre les sanctions fiscales et pénales, le non-respect de l'obligation de conservation des documents comptables peut avoir d'autres conséquences négatives pour l'entreprise, comme des difficultés à se défendre en cas de litige, une perte de crédibilité et des problèmes de gestion.

Principales sources législatives et réglementaires :

Résumer cet article avec :

Les entreprises doivent conserver leurs factures (clients, fournisseurs et avoirs) pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable.

Outre les factures, les documents à conserver 10 ans incluent les livres comptables (livre-journal, grand livre, livre d'inventaire) et les documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexe).

La durée de conservation des documents personnels varie selon leur nature. Par exemple, les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans, les contrats de travail 5 ans après la fin du contrat, et les justificatifs d'achat de biens immobiliers 30 ans.

Fiche mise à jour le 22 octobre 2025

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