<p>Les notes de frais permettent de rembourser aux salariés et dirigeants les dépenses professionnelles qu'ils ont avancées. Bien gérées, elles sont déductibles fiscalement et exonérées de cotisations sociales sous conditions.</p>

<h2>Règles de validité d'une note de frais</h2>
<p>Pour être remboursable et déductible, une dépense doit remplir trois conditions cumulatives :</p>
<ul>
<li><strong>Justification</strong> par une pièce probante (facture, ticket, reçu daté et nominatif idéalement).</li>
<li><strong>Lien direct avec l'activité</strong> professionnelle.</li>
<li><strong>Caractère raisonnable</strong> et conforme aux plafonds en vigueur.</li>
</ul>
<p>L'entreprise doit conserver les justificatifs originaux ou numérisés conformes au décret du 22 mars 2017 (copie fidèle, horodatée, signée électroniquement).</p>

<h2>Remboursement au réel ou forfaitaire</h2>
<p>Deux modes coexistent. Le <strong>remboursement au réel</strong> repose sur les justificatifs présentés : montant exact, TVA récupérable si la facture est conforme. Le <strong>remboursement forfaitaire</strong> applique des barèmes URSSAF pour les repas, déplacements et hébergements : pas de justificatif individuel, mais respect strict des plafonds. Les forfaits {YEAR} sont actualisés chaque année.</p>
<p>Repas pris au restaurant lors d'un déplacement : 21,10 € maximum exonéré. Repas pris hors du restaurant : 10,30 €. Repas sur le lieu de travail : 7,40 €.</p>

<h2>Barème kilométrique</h2>
<p>Le barème kilométrique publié par l'administration fiscale couvre frais de carburant, entretien, assurance, dépréciation et pneus. Il dépend de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage annuel. Par exemple, pour 5 000 km en 5 CV, environ 2 800 €. Au-delà de 20 000 km, un coefficient forfaitaire s'applique.</p>
<p>Pour les véhicules électriques, le barème est majoré de 20 % depuis 2021.</p>

<h2>Fiscalité et exonération sociale</h2>
<p>Si les conditions sont remplies, les remboursements sont :</p>
<ul>
<li><strong>Déductibles du résultat</strong> de l'entreprise (impôt sur les sociétés ou IR).</li>
<li><strong>Exonérés de cotisations sociales</strong>.</li>
<li><strong>Exonérés d'impôt sur le revenu</strong> pour le bénéficiaire.</li>
<li><strong>Récupération de TVA</strong> possible pour certaines dépenses (restauration B2B, hébergement non, carburants selon le véhicule).</li>
</ul>
<p>En cas de dépassement des plafonds ou d'absence de justificatif, la part excédentaire est requalifiée en complément de salaire, soumise à cotisations et imposable.</p>

<h2>Bonnes pratiques de gestion</h2>
<p>Pour limiter les risques, mettez en place une politique écrite (plafonds internes, justificatifs requis, délais de soumission). De nombreux outils SaaS (Spendesk, Pleo, Qonto Expense, Mooncard) automatisent la collecte des justificatifs, la catégorisation et l'intégration comptable. Le contrôle URSSAF est attentif aux notes de frais : un dossier mal tenu peut entraîner un redressement significatif.</p>