## Qu’est-ce que la valeur probante ?

## Quels sont les enjeux de la valeur probante de vos documents ?

## Quels sont les critères qui déterminent la valeur probante d’un document ?

## Quels supports pour garantir la valeur probante d’un justificatif ?

## Comment archiver les documents pour préserver leur valeur probante ?

## FAQ

## Quelle différence entre force probante et force exécutoire ?

## Qu’est-ce que la valeur probatoire ?

## Qu’est-ce qu’un justificatif probant ?

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Mis à jour le 17 octobre 2025

La valeur probante est un terme employé pour désigner la capacité d’un document à servir de justificatif. Cette notion s’avère d’autant plus essentielle avec la dématérialisation des documents administratifs et comptables. Définition, enjeux, critères, supports et modalités d’archivage numérique des documents : Legalstart fait le point sur la notion de valeur probante.

La valeur probante d’un document désigne la capacité de cette pièce à servir de preuve. Elle atteste que cet élément est valide au regard de la loi. C’est une notion qui fait à la fois référence à l’intégrité, la légitimité et l’inaltérabilité d’un document. Il est alors considéré comme authentique, et il peut alors servir de justificatif.

🛠️ En pratique : la valeur probante s’applique aux pièces administratives et comptables, telles que les factures, les contrats, les notes de frais ou encore les registres.

La notion de force probante est particulièrement abordée en cas de litige. Effectivement, un document qui n’a pas de valeur probante ne pourra pas constituer de preuve.

📝 À noter : la valeur probante est à ne pas confondre avec la valeur probatoire. Elle désigne une pièce destinée à prouver quelque chose, et qui pourra constituer une preuve si un juge la désigne comme telle.

La notion de valeur probante constitue un enjeu particulier depuis que les documents sont dématérialisés, qu’il s’agisse de facture ou de contrat. En effet, depuis 2017, les entreprises peuvent échanger et archiver des documents numériques, sans posséder de copies papier.

Or, la numérisation peut faire l’objet de falsification des données. Il s’avère donc essentiel de mettre en place des solutions pour assurer l’authenticité d’un document numérique, le sécuriser, et éviter ainsi tout risque de fraude.

Le propriétaire d’un acte authentique avec une force probante pourra ainsi se défendre en cas de litige. La force probante d’un document fait de ce dernier une preuve pour résoudre un conflit.

Pour obtenir une valeur probante, un document numérique doit respecter les critères suivants :

📝 À noter : pour avoir une valeur probante, le document doit posséder au moins une étoile, selon le RGS.

La loi indique qu’un document numérique a la même valeur probante que sa version papier. Plusieurs éléments permettent de garantir cette authenticité. C’est notamment le cas :

☝️ Bon à savoir : à compter de janvier 2026, toutes les entreprises devront passer à la facturation électronique.

L’archivage électronique des documents doit leur permettre de conserver leur intégrité, leur lisibilité et leur inaltérabilité. Il s’avère nécessaire de prêter attention aux moyens utilisés pour dématérialiser les documents papier et pour les stocker de façon sécurisée.

📌 À retenir : le stockage sur un cloud normal ne permet pas de garantir la valeur probante d’un document. C’est pourquoi il s’avère nécessaire de passer par un système d’archivage certifié.

Pour dématérialiser des documents papiers, il est recommandé d’utiliser la technique de l’océrisation. Elle permet de transformer une image en document. Il suffit alors de photographier un justificatif pour le numériser. Il est ainsi possible d’enregistrer une version numérique des notes de frais, des factures ou encore des contrats papier. L’ensemble des données sont dématérialisées de façon sécurisée.

☝️ Bon à savoir : l’océrisation est une technique qui utilise la technologie de l’OCR (Optical Character Recognition), se traduisant en français par le terme de reconnaissance optique des caractères (ROC).

Pour archiver ensuite les documents, tout en respectant leur valeur probante, il faut se tourner vers des outils qui mettent en place des mesures de sécurité. L’usage d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) s’avère alors nécessaire. Il utilise des technologies comme la signature électronique, l’horodatage ou le scellement des documents pour garantir la fiabilité et la sécurité du document.

📝 À noter : une GED se connecte ensuite avec d’autres logiciels utilisés par les entreprises, comme un logiciel comptable, une solution de gestion de relation client (CRM) ou encore un logiciel de gestion de ressources humaines (SIRH), pour sécuriser l’ensemble des documents à valeur probante de l’entreprise.

Le programme doit aussi respecter les normes d’archivage électroniques exigées par la loi, telles que la conformité à :

Principales sources législatives et réglementaires :

Résumer cet article avec :

Il s'agit de deux notions distinctes, qui peuvent toutefois concerner un même document. La force probante d’un élément se réfère à sa capacité de service de preuve. Celui-ci respecte à la fois les critères d’intégrité, de légitimité et d’inaltérabilité. En revanche, un document avec une force exécutoire permet à l’officier qui le possède de faire exécuter un acte juridique d’ordre administratif ou judiciaire. Un document établi par un notaire peut disposer à la fois d’une force probante et d’une force exécutoire.

La valeur probatoire d’un document désigne le fait que celui-ci peut servir potentiellement de preuve dans le futur. S’il est validé comme tel par un juge, il acquiert alors une valeur probante, c’est-à-dire qu’il constitue un justificatif. Le document peut ensuite servir de preuve en cas de litige.

Un justificatif probant respecte à la fois les critères de légitimité, d’intégrité et d’inaltérabilité. Il s’agit d’un document papier ou numérique qui peut servir de preuve en cas de litige. Un document probant peut prendre des formes variées, comme un bulletin de paie, une facture, une note de frais ou encore un contrat.

Fiche mise à jour le 17 octobre 2025

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