<p>La première lettre de relance est essentielle dans le processus de recouvrement amiable. Son ton et son contenu déterminent souvent la suite : un débiteur de bonne foi se débloque souvent dès cette première relance, à condition qu'elle soit professionnelle et précise.</p><h2>Quand l'envoyer</h2><p>La première relance intervient idéalement entre 5 et 10 jours après l'échéance. Trop tôt, elle peut paraître agressive. Trop tard, elle laisse penser que le retard est tolérable. Un envoi automatique programmé via un logiciel de facturation est l'idéal pour ne jamais oublier.</p><h2>Ton à adopter</h2><p>Le ton doit rester courtois et professionnel : on présume la bonne foi du débiteur, et on suppose un simple oubli ou un retard administratif. Éviter les menaces directes ou les tons accusateurs qui peuvent crisper le client et nuire à la relation commerciale future.</p><h2>Mentions à inclure</h2><p>Référence de la facture (numéro et date), montant total dû, date d'échéance dépassée, modes de paiement acceptés (RIB, lien de paiement en ligne), coordonnées pour répondre, ton invitant le client à régler ou à contacter en cas de difficulté. Inutile à ce stade de mentionner pénalités ou procédures.</p><h2>Mode d'envoi</h2><p>L'e-mail est le mode privilégié pour la première relance : rapide, traçable, non agressif. Une copie peut être adressée au service comptable du client. Pour les comptes stratégiques, un appel téléphonique préalable est une bonne pratique : il permet de comprendre la situation et de personnaliser la suite.</p><h2>Suite à donner</h2><p>Si la relance reste sans effet sous 7-10 jours, programmer une deuxième relance plus ferme par lettre simple, puis une troisième par recommandée. Garder une trace écrite de toutes les démarches : elles constitueront la preuve du recouvrement amiable en cas de contentieux ultérieur.</p>