## Qu’est-ce qu’une feuille de présence d’Assemblée générale ?

## Est-ce obligatoire de faire signer une feuille de présence lors d’une Assemblée générale ?

## Pour les sociétés par actions (SA, SAS, SARL)

## Pour les assemblées générales extraordinaires

## Pour les associations

## Quelles sont les mentions à indiquer sur une feuille de présence d’assemblée générale ?

## Modèle de feuille de présence d’Assemblée générale

## Pouvoirs annexés :

## Certification

## Comment tenir la feuille de présence lors de l’Assemblée générale ?

## À l’arrivée des membres

## Pendant l’assemblée

## Quels documents faut-il joindre à la feuille de présence d’assemblée générale ?

## Complétude de la feuille de présence d’Assemblée générale : et après ?

## FAQ

## À quoi sert la feuille de présence d’Assemblée générale ?

## Comment puis-je obtenir une copie de la feuille de présence d'une Assemblée générale ?

## Est-il obligatoire de tenir une feuille de présence à l'AG d'une association ?

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Docteur en droit et diplômé de Harvard.

Mis à jour le 15 octobre 2025

La feuille de présence Assemblée générale (AG) est un document qui prouve officiellement qui a participé à la réunion. Elle permet de vérifier que le quorum est atteint et que les votes se déroulent dans des conditions régulières. Sans elle, la validité même des décisions de l’Assemblée peut être remise en cause. Legalstart vous explique tout.

La feuille de présence d’Assemblée générale est un document officiel qui retrace noir sur blanc qui était présent (ou représenté) lors de la réunion. Concrètement, chaque membre ou actionnaire signe à son arrivée, ce qui permet de garder une trace claire et incontestable de la participation.

🛠️ En pratique : c’est le président de séance, qu’il s’agisse du président du conseil, du dirigeant ou du bureau, qui veille à ce que l’émargement soit bien effectué.

Au-delà de ce côté pratique, la feuille de présence permet d’assurer une certaine transparence. En effet, elle recense le nombre exact de participants, ce qui permet de vérifier si les conditions nécessaires pour délibérer (comme le quorum ou la majorité) sont respectées. C’est aussi un outil de contrôle et de preuve : en cas de contestation, on peut toujours se référer à cette liste pour savoir qui était là et avec combien de voix.

📝 À noter : la feuille de présence d’Assemblée générale est très pratique. Plutôt que de perdre du temps à faire l’appel un par un, il suffit à chacun de signer à l’entrée, ce qui fluidifie l’organisation de la séance.

Dans de nombreuses situations, la feuille de présence est obligatoire et son absence peut avoir des conséquences assez sérieuses :

Pour les sociétés par actions, la règle est claire : l’Assemblée générale ordinaire (AGO) doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes. Les décisions qui en découlent doivent être consignées dans un procès-verbal et accompagnées d’une feuille de présence.

C’est ce document qui prouve officiellement qui était présent, qui était représenté et combien de voix chacun détenait. Sans lui, il devient très compliqué d’attester que le quorum a été atteint ou que les votes ont été réguliers. En cas de contestation, le risque est que les décisions soient purement annulées.

📝 À noter : même en cas d’assemblée à distance, par visioconférence ou via un outil en ligne, l’obligation demeure. Il faut mettre en place un système d’émargement électronique. La signature ne se fait plus au stylo, mais le principe reste le même : sécuriser la réunion et garantir que chaque participant a bien pu exercer son droit de vote.

Pour les Assemblées générales extraordinaires (AGE), c’est la même logique : dès lors qu’il s’agit de décisions majeures (changement d’objet social, modification des statuts, etc.), la feuille de présence fait partie intégrante du dossier. Elle assure la légitimité de la réunion et sécurise les décisions prises.

La feuille de présence d’Assemblée générale d’une association dépend des statuts. Certains imposent expressément une feuille de présence, d’autres non.

📝 À noter : même lorsqu’elle n’est pas prévue, elle reste fortement conseillée. Pourquoi ? Parce qu’elle permet de vérifier facilement si le quorum est atteint (le minimum de membres requis pour pouvoir voter) et de contrôler les procurations. En cas de désaccord entre adhérents, c’est aussi le document auquel on se réfère pour savoir si l’assemblée a été régulière.

❓ Question fréquente : et si on oublie cette fameuse feuille ? Là, ça se complique. Dans une société, l’absence de feuille de présence en SAS peut remettre en cause la validité de l’assemblée et entraîner l’annulation des décisions adoptées. Dans une association, si le quorum ne peut pas être vérifié, l’assemblée peut être considérée comme nulle.

Pour avoir une valeur juridique solide, la feuille de présence d’AG doit contenir un certain nombre de mentions précises :

☝️ Bon à savoir : dans certaines sociétés ou certaines associations, les statuts peuvent aller plus loin en demandant d’ajouter des coordonnées (adresse, téléphone, e-mail). C’est moins fréquent mais ça arrive, surtout quand l’objectif est d’assurer une traçabilité renforcée.

⚠️ Attention : la feuille de présence n’est pas valable si elle n’est pas validée en fin de page par le président de séance (ou le dirigeant selon les cas). On retrouve généralement une mention du type : « Je certifie l’exactitude des informations inscrites sur la présente feuille de présence ainsi que le nombre d’associés présents ou représentés. ». Cette mention doit être suivie de la signature du président.

Voici un modèle de feuille de présence d’Assemblée générale à imprimer si besoin

Société / Association : [Nom de la société ou association]Forme juridique : [SA / SAS / SARL / Association…]Capital social : [Montant du capital, si société]Siège social : [Adresse complète]N° RCS ou RNA : [Ville + numéro]

Type d’assemblée : [Ordinaire / Extraordinaire / Mixte]Date : [JJ/MM/AAAA]Lieu : [Adresse de la réunion / visioconférence]

Ont été présents ou représentés à l’assemblée :

Les pouvoirs donnés par les associés ou les membres absents à leurs mandataires sont joints en annexe à la présente feuille.

Je soussigné(e), [Nom et prénom du président de séance], certifie l’exactitude des informations ci-dessus et du nombre d’associés/membres présents ou représentés.

Fait à [Ville], le [JJ/MM/AAAA]

Signature du président de séance : ____________________

La gestion de la feuille de présence ne se limite pas à demander une signature en début de séance. C’est un processus qui commence dès l’accueil des participants et qui continue tout au long de la réunion.

Dès que les associés, les actionnaires ou les adhérents arrivent, chacun doit signer la feuille. Cet émargement officialise leur présence et permet de vérifier immédiatement si le quorum est atteint. Ceux qui représentent d’autres membres grâce à une procuration doivent présenter leur mandat avant de signer. Ces procurations sont ensuite annexées à la feuille pour que tout soit parfaitement traçable.

La signature apposée en début de séance vaut, par défaut, pour toute la durée de l’assemblée. Mais il peut arriver qu’un participant quitte la salle avant la fin. Dans ce cas, il est recommandé de noter l’heure de départ.

Ce suivi en temps réel est très utile : il permet d’ajuster le calcul des voix au fur et à mesure et d’éviter des contestations après coup.

🛠️ En pratique : un membre s’en va et souhaite donner son pouvoir à une personne présente pour la suite de la réunion, cette information doit être consignée immédiatement, avec une nouvelle signature du mandataire. Sans cette précision, le membre sera considéré comme encore présent pour les votes, ce qui peut fausser les résultats.

La feuille de présence n’est jamais un document isolé. Pour avoir toute sa valeur, elle doit être accompagnée de pièces justificatives qui prouvent que les personnes signant ou votant en lieu et place d’un associé ou d’un adhérent en avaient bien le droit.

Le principal document à annexer, ce sont donc les pouvoirs de représentation. Concrètement, lorsqu’un membre ne peut pas assister à l’assemblée, il peut mandater une autre personne pour le représenter. Cela peut être un autre associé, un proche ou, dans certains cas, un tiers.

Le mandat doit être écrit et suffisamment détaillé pour éviter toute ambiguïté. On doit y retrouver :

⚠️ Attention : sans ce document, le mandataire n’a pas le droit de participer, ni aux discussions, ni aux votes. Autrement dit, sa présence serait considérée comme inexistante sur le plan juridique.

Dans certains contextes, d’autres pièces peuvent également être ajoutées :

ou encore des justificatifs d’identité pour s’assurer que les signatures correspondent bien aux participants.

📌 À retenir : l’ensemble (feuille de présence et procurations annexées) doit être relié au procès-verbal (PV) de l’Assemblée et conservé avec lui dans le registre prévu à cet effet.

Une fois la feuille de présence remplie et signée par tous les participants, elle ne reste pas seule dans un dossier. Le président de séance doit d’abord la vérifier et la certifier. Cela signifie qu’il s’assure :

Sa signature en bas de page donne toute sa valeur au document.

Ensuite, la feuille de présence doit être annexée au procès-verbal de l’Assemblée générale.

☝️ Bon à savoir : dans les sociétés, les articles L225-96 à L225-125 du Code de commerce imposent qu’elle soit jointe avec les pouvoirs. Dans les associations, même si la loi est plus souple, la pratique reste la même : on l’attache au procès-verbal pour garder une trace complète et incontestable de la réunion.

Le procès-verbal et ses annexes sont ensuite classés dans le registre prévu à cet effet, conservé au siège social de la société. Pour les associations, il n’existe pas toujours d’obligation de registre, mais l’idée est la même : on garde soigneusement le dossier dans les archives, car il peut être utile des années plus tard en cas de désaccord.

Du côté de l’accès, la règle varie. Dans une société, ce registre est consultable au siège, dans les conditions fixées par la loi ou les statuts. Dans une association, la feuille de présence et le procès-verbal ne sont pas remis automatiquement aux adhérents, mais tout membre peut en demander la consultation sur place et obtenir une copie, à condition de rembourser les frais.

Résumer cet article avec :

La feuille de présence permet d’attester officiellement qui était présent ou représenté à l’assemblée. Elle sert aussi à vérifier le respect du quorum et à sécuriser la validité des votes en cas de contestation.

Dans une société, la feuille de présence est annexée au procès-verbal et consultable au siège, selon les droits d’accès prévus par la loi ou les statuts. Dans une association, un adhérent peut la consulter sur place et demander une copie en remboursant les frais liés à cette reproduction.

Tout dépend des statuts : si ceux-ci l’imposent, elle est obligatoire. Même quand ce n’est pas prévu, elle reste fortement conseillée car elle permet de vérifier facilement le quorum et de sécuriser la régularité des décisions.

Docteur en droit et diplômé de Harvard.

Fiche mise à jour le 15 octobre 2025

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