## Qu’est-ce que les frais kilométrique ?

## Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

## Qui doit établir une note de frais kilométrique ?

## Comment faire une note de frais kilométrique ?

## Comment calculer les frais kilométrique ?

## Quel est le barème des frais kilométrique en 2025 ?

## Les mentions obligatoires sur une note de frais kilométriques

## Comment gérer les notes de frais kilométriques de son entreprise ?

## Établir une politique interne claire

## Numériser les justificatifs

## Classer et archiver efficacement

## Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais

## S’appuyer sur un logiciel de comptabilité

## FAQ

## Est-ce obligatoire de demander une note de frais kilométrique à ses salariés ?

## Quels sont les justificatifs pour les frais kilométriques ?

## Comment facturer des frais kilométriques ?

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Mis à jour le 24 octobre 2025

La note de frais kilométrique est un outil indispensable pour permettre à un salarié de se faire rembourser ses déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel. Essence, usure du véhicule, assurance… Toutes ces dépenses peuvent rapidement peser si elles ne sont pas compensées. Que vous soyez dirigeant d’entreprise et que vous cherchiez à mettre en place une politique claire, ou salarié souhaitant bien remplir ses notes, il est essentiel de comprendre le fonctionnement des frais kilométriques. Legalstart vous aide à y voir plus clair.

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses supportées lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Cela englobe bien plus que le simple carburant : l’amortissement du véhicule, l’assurance, l’entretien régulier, mais aussi, dans certains cas, les péages et le stationnement.

Concrètement, imaginez un collaborateur qui prend sa voiture pour se rendre à un rendez-vous client dans une autre ville. En parcourant ces kilomètres, il engage des frais réels que l’entreprise doit compenser. Pour cela, il remplit une note de frais kilométrique, qui servira de base au remboursement selon le barème fiscal en vigueur.

À retenir : les frais kilométriques sont un mécanisme de remboursement précis et encadré. Ils permettent de couvrir les dépenses liées à l’utilisation du véhicule personnel, uniquement dans le cadre de trajets professionnels.

Attention : ne confondez pas les frais kilométriques (qui peuvent l'objet d'une note de frais) et la prime de déplacement. Les premières remboursent les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel pour des déplacements professionnels, selon un barème précis. Les secondes sont des allocations forfaitaires versées pour compenser les dépenses supplémentaires occasionnées par des missions professionnelles, telles que les frais de repas ou d'hébergement.

La note de frais kilométrique est un document rédigé par le salarié pour obtenir le remboursement de ses déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel. Elle fonctionne comme une preuve écrite qui détaille les trajets réalisés et justifie les frais engagés.

En pratique, cette note doit indiquer des informations précises : la date du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus, le motif de la mission et, bien souvent, des justificatifs comme des tickets de carburant ou des factures d’entretien. Plus le document est complet, plus le remboursement sera rapide et conforme aux règles de l’entreprise.

Prenons un exemple simple : votre collaborateur se déplace 3 fois dans le mois pour rencontrer un client à 60 kilomètres du bureau. Il devra consigner chaque trajet dans sa note, joindre ses justificatifs et appliquer le barème fiscal correspondant à son véhicule. C’est ce document qui permettra à l’entreprise de calculer le montant à lui rembourser.

Bon à savoir : l’indemnité kilométrique ne concerne jamais les trajets domicile-travail. Seuls les déplacements directement liés à l’activité professionnelle peuvent donner lieu à une note de frais.

C’est toujours au salarié de remplir sa note de frais kilométrique lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour une mission professionnelle. Il doit ensuite la transmettre à son employeur accompagnée des justificatifs nécessaires.

En d’autres termes, si un collaborateur se déplace avec sa voiture, son scooter ou sa moto pour se rendre à un rendez-vous client, à une formation ou sur un chantier, c’est à lui de consigner ces trajets et d’en faire la demande de remboursement.

Une fois la note transmise, l’employeur la vérifie puis procède au remboursement selon les règles internes et le barème fiscal applicable. Certaines entreprises exigent même des pièces complémentaires, comme une copie de la carte grise ou du permis de conduire, pour valider la demande.

Astuce : encouragez vos équipes à noter leurs trajets au fur et à mesure dans un tableau ou via une application de gestion des frais. Cela évite les oublis et facilite le travail de vérification côté employeur.

Pour bien remplir une note de frais kilométrique, il faut commencer par calculer le montant à rembourser. C’est ce calcul qui permettra ensuite d’indiquer la somme exacte sur le document.

Le calcul repose sur 2 éléments fixés par l’administration fiscale :

Une fois ces données connues, vous appliquez le barème officiel correspondant. Celui-ci est le même depuis 2023 selon l’arrêté du 27 mars 2023 fixant le barème forfaitaire permettant l'évaluation des frais de déplacement relatifs à l'utilisation d'un véhicule par les bénéficiaires de traitements et salaires optant pour le régime des frais réels déductibles, et distingue plusieurs types de véhicules (voitures, motos, cyclomoteurs).

À retenir : la distance doit toujours être exprimée en kilomètres réels. Pour plus de précision, vous pouvez vous appuyer sur le compteur du véhicule ou sur un outil GPS.

Bon à savoir : si le véhicule est électrique, le montant obtenu bénéficie d’une majoration de 20 %.

Selon l’article 6 B du Code général des impôts, annexe IVe, le barème diffère selon la catégorie de véhicule et la puissance fiscale. Voici un aperçu pour les voitures en 2025.

Tableau du barème kilométrique applicable aux voitures en 2025 (en euros)

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5.000 km

Distance (d) de 5.001 km à 20.000 km

Distance (d) au-delà de 20.000 km

Tableau du barème kilométrique applicable aux motocyclettes en 2025 (en euros)

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 3.000 km

Distance (d) de 3 001 km à 6.000 km

Distance (d) au-delà de 6.000 km

Tableau du barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs en 2025 (en euros)

Distance (d) jusqu'à 3.000 km

Distance (d) de 3 001 km à 6.000 km

Distance (d) au-delà de 6.000 km

Par exemple, un salarié se rend 3 fois à une conférence, située à 136 km de son bureau. En aller-retour, il parcourt 272 km par déplacement, soit 816 km au total dans le mois. Avec une voiture de 5 CV, l’application du barème donne : 816 x 0,636 = 518,98 €. C’est ce montant qu’il doit inscrire dans sa note de frais, justificatifs à l’appui.

Il n’existe pas de modèle unique imposé par la loi, mais certaines informations doivent toujours apparaître pour que la note soit valide et que le remboursement puisse se faire en toute transparence.

En pratique, une note de frais kilométrique doit mentionner :

À cela s’ajoutent généralement des justificatifs comme des tickets de carburant, des factures d’entretien ou, dans certains cas, une copie de la carte grise et du permis de conduire. Ces documents permettent à l’employeur de vérifier la cohérence des informations déclarées.

Par exemple, si un salarié indique avoir parcouru 600 km dans le mois, l’employeur peut demander à voir la carte grise pour confirmer la puissance fiscale du véhicule.

Vous pouvez également utiliser pour votre note de frais kilométrique ce modèle :

À retenir : le salarié doit donner toutes les informations nécessaires sur sa note de frais kilométrique qui permettront le calcul de son remboursement.

Mettre en place une bonne gestion des notes de frais kilométriques permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et d’assurer une relation de confiance avec vos salariés. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

Avant toute chose, définissez une politique précise concernant le remboursement des frais kilométriques. Elle doit préciser :

Cette politique, communiquée dès l’embauche, évite les malentendus. Par exemple, si un salarié pense pouvoir se faire rembourser son trajet domicile-travail, une règle écrite permettra d’éviter toute confusion.

Les justificatifs papier se perdent facilement. Demandez à vos équipes de scanner ou de photographier leurs factures (carburant, péage, parking, etc.) et de les stocker sous format numérique. Vous aurez ainsi un accès rapide et sécurisé aux documents, même plusieurs mois après.

Astuce : centraliser ces fichiers dans un dossier partagé (Drive ou outil interne) facilite aussi le suivi par la comptabilité.

Un classement rigoureux vous fera gagner un temps précieux lors des contrôles ou des clôtures comptables. Créez des dossiers par salarié ou par mois, en indiquant clairement les catégories (frais de mission, frais de déplacement, etc.).

De plus en plus d’entreprises choisissent d’automatiser ce processus. Ces outils permettent aux salariés de saisir leurs trajets directement via une application, d’ajouter leurs justificatifs et de suivre l’état de leur remboursement.

Pour l’employeur, c’est un gain de temps considérable et une meilleure fiabilité des calculs.

Résumer cet article avec :

Non, la loi n’impose pas formellement la remise d’une note de frais. En revanche, dans la pratique, c’est quasi indispensable : ce document permet de justifier les déplacements et de calculer un remboursement conforme au barème fiscal. Sans note, l’entreprise prend le risque de ne pas pouvoir justifier ses dépenses en cas de contrôle.

Les justificatifs les plus courants sont : les tickets de péage, les factures de carburant, les tickets de parking, mais aussi les factures d’entretien du véhicule. Certains employeurs peuvent également demander une copie de la carte grise ou du permis pour vérifier la puissance fiscale du véhicule. L’objectif est toujours de prouver la réalité du déplacement professionnel.

Le salarié doit calculer ses frais en appliquant le barème fiscal correspondant à son véhicule et à la distance parcourue. Ensuite, il consigne ces informations sur sa note de frais, en indiquant la date, le trajet, le nombre de kilomètres et le motif du déplacement. Tous les justificatifs nécessaires doivent être joints à cette note afin que l’employeur puisse procéder au remboursement.

Fiche mise à jour le 24 octobre 2025

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