<p>La comptabilité fournisseur regroupe toutes les opérations liées aux achats et au suivi des dettes envers les tiers. Elle conditionne directement la trésorerie et la conformité fiscale de l'entreprise en {YEAR}.</p>

<h2>Le compte 401 fournisseurs et son fonctionnement</h2>
<p>Le compte <strong>401</strong> du plan comptable général enregistre les dettes envers les fournisseurs nées des achats de biens et services. Il est crédité à la réception de la facture (par le débit des comptes 6 charges et 4456 TVA déductible) et débité lors du règlement (par le crédit des comptes de trésorerie 512, 530).</p>
<p>Un compte individuel par fournisseur (sous-compte 401XXX) permet le suivi détaillé, indispensable au lettrage et à la balance auxiliaire.</p>

<h2>Le lettrage des règlements</h2>
<p>Le <strong>lettrage</strong> consiste à rapprocher chaque facture de son règlement par un code commun (lettre A, B, C ou numéro). Cette opération permet de :</p>
<ul>
<li>Identifier rapidement les factures impayées ou en attente.</li>
<li>Calculer la balance âgée par tranche de retard.</li>
<li>Préparer les rapprochements bancaires.</li>
<li>Justifier les soldes individuels en fin d'exercice.</li>
</ul>
<p>Un lettrage régulier (hebdomadaire ou mensuel) évite l'accumulation d'écritures en attente et facilite la clôture annuelle.</p>

<h2>L'échéancier et la balance âgée</h2>
<p>L'échéancier fournisseurs liste les factures par date d'échéance (généralement 30, 45 ou 60 jours fin de mois selon les conditions générales). La <strong>balance âgée</strong> répartit les dettes en tranches : non échues, échues 0-30 jours, 30-60 jours, plus de 60 jours. Cet outil pilote la trésorerie et anticipe les tensions.</p>

<h2>Les relances et le suivi des litiges</h2>
<p>En cas de retard de livraison, d'erreur de facturation ou de litige qualité, la facture peut être bloquée en attente d'avoir ou de note de crédit. Le suivi des litiges fournisseurs nécessite une comptabilité d'engagement précise et une coordination avec les achats. La loi LME impose un délai de paiement maximal de 60 jours à compter de l'émission de la facture (45 jours fin de mois).</p>

<h2>Conservation des justificatifs : 10 ans obligatoires</h2>
<p>Les factures fournisseurs, les bons de commande, les bons de livraison et les contrats associés doivent être conservés <strong>10 ans</strong> à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du Code de commerce). La dématérialisation est admise sous réserve de garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité (signature électronique qualifiée, piste d'audit fiable ou EDI).</p>

<h2>Automatisation et outils dédiés</h2>
<p>De nombreux logiciels (Pennylane, Sage, Cegid, Pennylane, Quickbooks) automatisent la saisie via OCR, le lettrage automatique et les relances. L'intégration avec les banques (PSD2) accélère les rapprochements et fiabilise la balance fournisseurs en temps réel.</p>